Dans beaucoup de sociétés de négoce et de distribution, une commande est tapée plusieurs fois avant d’être facturée. Elle arrive par téléphone, par e-mail ou par une boutique en ligne, puis quelqu’un la recopie dans l’ERP, puis dans un tableur de suivi, puis parfois encore au moment de la facture. Chaque copie prend du temps et chaque copie peut introduire une erreur. Cet article explique où naissent ces ressaisies et comment relier les outils sans changer de logiciel.
Où naissent les ressaisies
Les mêmes points reviennent souvent :
- La prise de commande. Une commande reçue hors de l’ERP (e-mail, boutique, commercial sur le terrain) est recopiée à la main.
- Le stock. Le niveau de stock vit dans l’ERP, mais l’équipe commerciale ou la boutique travaille sur un chiffre exporté la veille, ou sur un tableur tenu à part.
- La livraison. Le bon de livraison ou le suivi du transporteur est ressaisi pour informer le client ou pour clôturer la commande.
- La facture et le paiement. La facture est refaite dans un autre outil, ou le paiement reçu est pointé à la main contre la facture.
- Le reporting. Le tableau de la semaine est reconstruit à partir de plusieurs exports.
Un exercice simple : pour chacun de ces points, noter qui tape la donnée, combien de fois par semaine, et dans quel outil. La liste qui en sort est votre carte des ressaisies.
Pourquoi ne pas tout remplacer
La réponse la plus visible est de changer d’ERP pour un outil qui fait tout. C’est parfois justifié, mais cela veut dire migrer les données, reformer les équipes et accepter une période où rien ne marche comme avant. Souvent, l’ERP actuel fait bien son travail ; ce qui manque, ce sont les liens entre lui et les autres outils. Relier coûte en général moins de perturbation que remplacer, et chaque équipe garde l’outil qu’elle connaît.
Ce qu’il faut vérifier dans l’ERP
Avant de chiffrer quoi que ce soit, trois questions :
- Le point d’entrée et de sortie. L’ERP a-t-il une API, un export structuré, un import, ou un accès en lecture à sa base ? Cela dépend de l’éditeur, de la version et de l’hébergement, et se vérifie au cas par cas.
- Les identifiants. Le numéro de commande, la référence article et le code client sont-ils uniques et stables ? Ce sont eux qui permettent de rapprocher deux systèmes.
- Le propriétaire de chaque donnée. Pour chaque information (prix, stock, adresse de livraison), un seul système fait foi. Les autres la lisent.
Ce qu’une bonne intégration doit garantir
Relier deux systèmes n’est pas seulement copier une donnée de l’un à l’autre. Trois garanties font la différence :
- Pas de doublon. Chaque échange porte un identifiant. Si un système tombe, le travail est mis en file et repris sans créer une seconde commande, facture ou paiement.
- Un journal lisible. On voit ce qui est parti, ce qui est revenu et ce qui a échoué, sans ouvrir le code.
- Une reprise sûre. Quand un envoi échoue, il est rejoué automatiquement ou signalé à une personne, jamais perdu en silence.
Une méthode en quatre étapes
- Cartographier. La carte des ressaisies décrite plus haut, avec les volumes.
- Choisir un flux. Le plus fréquent ou celui qui produit le plus d’erreurs, par exemple les commandes de la boutique vers l’ERP.
- Relier et mesurer. Construire ce seul lien, le faire tourner sur de vraies commandes, compter ce qui a été évité.
- Étendre. Passer au flux suivant seulement quand le premier tourne sans intervention.
Et la facture électronique ?
Si vous facturez déjà depuis votre ERP, le même raisonnement s’applique à El Fatoora : il ne s’agit pas de changer d’outil, mais de faire sortir chaque facture au bon format et de l’envoyer à TTN. Nous le détaillons dans raccorder Odoo ou Sage à El Fatoora.
Ce que nous faisons
Axynoxia relie l’ERP, la facturation et les outils que votre équipe utilise déjà, à périmètre et prix fixés avant le début du travail, avec journal, reprises sans doublon et documentation. Voir notre service d’intégration de logiciels ou réserver un appel découverte.